Wir haben ein paar Hinweise aufgelistet, die die Teilnahme an einem Onlinesemiar erleichtern.
Anmeldung:
Jedes Seminar hat ein eigenes Regstrierungsformular. Dort müssen die erforderlichen Daten eingegeben werden. Das ist wichtig, da wir Teilnahmebestätigungen ausstellen und bei Rückfragen Auskunft darüber geben müssen, wer an dem Seminar telgenommen hat.
Mit dem Absenden sendet das Buchungssystem eine Bestätigung der Registrierung. Unser Buchungsteam gibt die Buchungen entsprechend frei. Danach erst erfolgt die Buchungsbestätigung. Wir versuchen, die Seminare möglichst kostenfrei für die Feuerwehrleute im Landkreis Oder-Spree zu gestalten. Sollten doch mal Seminargebühren fällig werden, so wird das entsprechend ausgewiesen.
Wird ein Seminarbeitrag erhoben, so wird das entweder über einen Zahlungsdienstleister abgewickelt oder wir senden dem Träger eine entsprechende Rechnung. Die entsprechende Verfahrensweise geben wir in der Seminarbeschreibung an. Bei kostenpflichtigen Seminaren, die vom Träger bezahlt werden sollen, ist unbedingt vorher eine Kostenübernahmebestätigung beim Träger einzuholen. Verantworlich ist der/die Seminarteilnehmer*in.
Die Zugangsdaten, die mit der Buchungsbestätigung übermittelt werden, dürfen nicht weitergegeben werden.
Wenn vorgesehen ist, dass mehrere Personen gemeinsam dem Seminar folgen, so müssen sich trotzdem alle Teilnehmenden über die Webseite registrieren.
Wenn sich zum Seminartag ergibt, dass ein/eine Teilnehmer*in am Seminar trotz Anmeldung nicht teilnehmen kann bitten wir freundlichst um eine Absage per E-Mail. Dazu einfach auf die Registrierungsmail / Buchungsbestätigungsmail antworten.
Hardware:
Die Teilnahme kann mit herkömmlichen Computern, Laptops, Tablets, Smartphones und auch Videokonferenzsystemen erfolgen.
Es muss immer darauf geachtet werden, dass Rückkopplungen vermieden werden. Daher sind die Teilnehmenden angehalten, Headsets zu benutzen. Damit ist ein wesentlicher Teil der Rückkopplungen bereits ausgeschlossen. Laptops / Smartphones / Tablets haben eingebaute Mikrofone und Lautsprecher. Diese sollten nicht verwendet werden, da die Geräuschkulisse des Gerätes und der Umgebung direkt ins Seminar übertragen werden.
Allerdings gibt es trotzdem Situationen, die immer noch Rückkopplungen erzeugen können. Beispielsweise, wenn mehrere Teilnehmende gemeinsam in einem Raum dem Seminar folgen und eine Soundanlage ohne Echo- und Rückkopplungsunterbindung zum Einsatz kommt. Wenn einer der Teilnehmenden sein Mikrofon einschaltet, nimmt dieses auch die Umgebungsgeräusche auf und spielt sie in das Seminar. Dabei werden die Signale aus der Soundanlage ebenfalls nochmal ins Seminar gespielt. Dadurch entsteht die Rückkopplung. Hier müssten entsprechende Vorkehrungen getroffen werden.
Es muss für eine breitbandige Internetverbindung gesorgt werden. Insbesondere, weil es sich hier um Videoinhalte dreht. Aber auch die Audioqualität muss stimmen. Daher ist eine gute Breitbandverbidung erforderlich.
Software:
Wir verwenden zurzeit das Videokonferenzsystem Webex von Cisco. Dafür kann man sich eine Software herunterladen oder man nutzt den Browser seiner Wahl. Es ist jedoch empfohlen, sich die Software „Cisco Webex Meetings“ herunterzuladen. Die Bedienung ist etwas komfortabler, als die Nutzung per Browser.
Es kann sein, dass in Zukunft ein anderes Videosystem zum Einsatz kommt. Das ist dann in der Buchungsbestätigung zu erkennen. Infrage kommen derzeit nur Microsoft Teams oder BigBlueButton. Andere Systeme scheiden aus.
Regeln während des Meetings:
Alle Seminarteilnehmer werden gebeten, sich zu Seminarbeginn persönlich mit dem Namen, der bei der Registrierung angegeben wurde, einzuwählen und während des Seminars auch eingewählt zu beiben. Das ist dem Eintragen in die Teilnehmerliste in Präsenz gleichzusetzen. Wir können die Teilnahmebestätigungen nur den Teilnehmenden ausstellen, die angemeldet sind und die auch teilgenommen haben.
Im Normalfall hat der Seminarleiter das Wort. Während dieser Zeit schalten die Teilnehmenden bitte ihre Mikrofone aus. Bei Fragen oder Anmerkungen sollte das zuerst mit der Funktion „Hand heben“ signalisiert werden. Das gilt nicht bei einer offenen Diskussion. Bei offenem Mikrofon muss unbedingt Hintergrudgeräusche aus dem Raum des Sprechenden vermieden werden. Kamerabenutzung ist keine Verpflichtung, kann aber gerne benutzt werden.
Sonderfall Gruppenmeeting:
In manchen Feuerwehren treffen sich mehrere Personen, um dem Meeting z.B. vor einem Beamer zu folgen. Das sollte bei Onlineseminaren zwar nicht der Regelfall sein, aber es ist möglich. Hierbei ist es wichtig, dass sich alle Teilnehmenden vorher im Buchungssystem anmelden. Weiterhin müssen alle teilnehmenden Personen sich während der Dauer des Seminars einwählen. Wenn ein Soundsystem verwendet wird, müssen insbesondere Rückkopplungen und Echos vermieden werden. Das kann unter Einsatz von Hardware erfolgen, die eine Echo- und Rückkopplungsunterbindung hat oder es müssen entsprechende organisatorische Vorkehrungen vor Ort getroffen werden.
Nach dem Meeting:
Wir stellen entsprechend der Anwesenheit während des Meetings entsprechende Teilnahmebestätigungen aus. Diese können als Nachweis für Ausbildungszeit in der Feuerwehr beim Träger eingereicht werden. Falls es Seminarmaterial gibt, senden wir das den Teilnehmenden ebenfalls per E-Mail zu.
Rückfragen:
Für Rückfragen einfach auf die entsprechende E-Mail (Registrierungs- / Buchungsbestätigung) antworten oder die dort enthaltene Telefonnummer anrufen.